La veille : dernière vérification
- Confirmer les équipes et les rôles de chacun
- Vérifier que tous les exposants ont bien reçu les informations pratiques (heure d'arrivée, plan d'implantation)
- Préparer le matériel : caisse, reçus, stylos, ruban adhésif, poteaux de signalétique
- Vérifier la météo et prévoir un plan B si nécessaire
- Charger tous les téléphones et appareils photo
Le matin : installation (J-2h avant ouverture)
- Arriver en premier sur le terrain
- Délimiter les emplacements s'ils ne l'ont pas été la veille
- Installer la table d'accueil exposants à l'entrée
- Mettre en place la signalétique (entrée, buvette, toilettes, secours)
- Vérifier les extincteurs et le matériel de premiers secours
- Briefer l'équipe sur les rôles et les procédures d'urgence
Accueil des exposants (J-1h30 à ouverture)
- Accueillir chaque exposant avec le sourire
- Remettre le QR code Brocante Radar à chaque exposant
- Encaisser les soldes ou l'intégralité selon votre politique
- Attribuer les emplacements selon le plan
- Noter les absents et décider si leurs emplacements sont revendus
Pendant la brocante (ouverture)
- Surveiller la fluidité de la circulation dans les allées
- Gérer les plaintes et litiges rapidement et calmement
- Faire une ronde toutes les heures pour s'assurer que tout va bien
- Prendre des photos pour la communication post-événement
- Gérer les éventuels retardataires ou annulations
Fermeture et rangement
- Annoncer la fermeture 30 min avant la fin
- Accompagner le départ des exposants et vérifier les emplacements
- Ramasser tous les déchets et remettre les lieux en état
- Récupérer le matériel de signalétique
- Faire un bilan rapide avec l'équipe
- Envoyer un message de remerciement aux exposants le soir même
Le bilan post-événement (dans la semaine)
- Comptabiliser les recettes et les dépenses
- Recueillir les avis des exposants (questionnaire court)
- Publier les photos sur les réseaux sociaux
- Annoncer la prochaine édition si elle est programmée